E-Rechnungen direkt aus deinen Arbeitszeiten.
Du hast die Stunden schon gebucht. Tomavo macht daraus eine Rechnung als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD, ohne dass du etwas exportieren oder abtippen musst.
Die Rechnung fängt bei der Zeitbuchung an.
Für eine E‑Rechnung musst du in Tomavo nichts exportieren, importieren oder abtippen. Die abrechenbaren Zeiten sind schon da. Von dort sind es fünf Schritte bis zur fertigen Rechnung.
Zeiten erfassen
Deine abrechenbaren Stunden sind schon im System, mit Projekt, Kunde und Tätigkeit.
Leistungen prüfen
Im Report siehst du für den Zeitraum, welche Zeiten abrechenbar sind und welche nicht.
Positionen übernehmen
Aus offenen Zeiten werden Rechnungspositionen, mit Stundensatz und Einheit (Stunden, Tage oder pauschal).
Rechnung erzeugen
Rechnungsnummer, Zahlungsziel und auf Wunsch Skonto. Deine Absenderdaten und die Kundendaten werden beim Erstellen festgeschrieben, damit sich die Rechnung später nicht mehr verändert.
Format wählen
PDF für den normalen Versand, XRechnung als XML oder ZUGFeRD als PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Alle drei nach EN 16931.
<rsm:CrossIndustryInvoice>
<ram:ID>2026-0142</ram:ID>
<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
<ram:BilledQuantity unitCode="HUR">
13.0
</ram:BilledQuantity>
<ram:DuePayableAmount>1469.65</ram:DuePayableAmount>
</rsm:CrossIndustryInvoice>Tomavo erzeugt die Rechnungsdaten nach EN 16931 und prüft das XML gegen das offizielle Schema. Ob die Angaben inhaltlich stimmen, verantwortest du wie bei jeder Rechnung selbst als Aussteller.
Was deine Rechnungen können
Die Fälle, die im Alltag von Selbstständigen und kleinen Teams vorkommen, sind abgedeckt. Auch dann, wenn es mal nicht die Standardrechnung mit 19 % ist.
- XRechnung und ZUGFeRD
- Rechnungsdaten im Profil EN 16931 (Comfort), als XRechnung-XML oder als ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3). Das XML wird gegen das offizielle Schema geprüft.
- Eigenes Nummernformat
- Fortlaufende Rechnungsnummern in deinem Format, zum Beispiel mit Jahreszahl. Die Nummer wird erst beim Festschreiben vergeben, damit keine Lücken entstehen.
- Positionen nach Wunsch
- Jeder Zeiteintrag als eigene Position, gebündelt nach Tätigkeitsbeschreibung oder nach Projekt und Kategorie. Freie Positionen wie Pauschalen kannst du dazunehmen.
- Mehrere Steuersätze
- Jede Position kann ihren eigenen Steuersatz haben, zum Beispiel 7 % und 19 % auf einer Rechnung. Die Umsatzsteuer wird pro Satz ausgewiesen.
- Kleinunternehmer und Reverse Charge
- Rechnungen ohne Umsatzsteuer nach § 19 UStG oder mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b, EU) samt passendem Hinweis.
- Skonto, Rabatt, Storno
- Zahlungsziel und Skonto, ein Rabatt auf die ganze Rechnung und, falls nötig, eine Stornorechnung zu einer festgeschriebenen Rechnung.
Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen verschicken?
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Das Verschicken wird schrittweise Pflicht: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Kleinunternehmer sind davon ausgenommen. Was genau für dich gilt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei für Programme. Öffentliche Auftraggeber verlangen meistens dieses Format. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML stecken. Menschen lesen das PDF, die Buchhaltungssoftware liest das XML. Tomavo erzeugt beides aus derselben Rechnung.
Kann ich eine Rechnung nach dem Erstellen noch ändern?
Solange sie ein Entwurf ist, ja. Tomavo rechnet die Positionen dabei mit den aktuellen Stundensätzen neu, Werte, die du von Hand geändert hast, bleiben aber stehen. Mit dem Festschreiben bekommt die Rechnung ihre Nummer und ändert sich danach nicht mehr. Für Korrekturen gibt es die Stornorechnung.
Funktioniert das als Kleinunternehmer?
Ja. Stellst du in den Einstellungen die Kleinunternehmerregelung ein, weist Tomavo keine Umsatzsteuer aus und ergänzt den Hinweis auf § 19 UStG. Auch daraus lässt sich eine E-Rechnung erzeugen.
Wer ist für den Inhalt der Rechnung verantwortlich?
Wie bei jeder Rechnung du als Aussteller. Tomavo sorgt dafür, dass das Format stimmt und das XML zum offiziellen Schema passt. Ob Leistungen, Beträge und Angaben inhaltlich richtig sind, prüfst du selbst.
Geht ein Rabatt zusammen mit mehreren Steuersätzen?
Als PDF ja. Als E-Rechnung noch nicht: Ein Rabatt auf die ganze Rechnung lässt sich bei gemischten Steuersätzen derzeit nicht als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben. Tomavo weist dich vorher darauf hin.
Die nächste Rechnung beginnt mit der nächsten gebuchten Stunde.
Das Konto ist in ein paar Minuten eingerichtet. So geht es los:
- 1Konto erstellen und Unternehmen anlegen
- 2Projekte und Kunden anlegen, Team einladen
- 3Die ersten Zeiten buchen
- 4Aus den abrechenbaren Zeiten die erste Rechnung schreiben